도입 검토를 위한 단계별 체크리스트

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   해결하려는 문제를 한 문장으로

   먼저 지금 업무에서 실제로 시간을 잡아먹는 지점을 한 문장으로 적습니다. "문의가 여러 채널로 흩어져 담당 배정이 안 된다"처럼 구체적일수록 좋습니다. 문제가 흐릿하면 어떤 도구를 봐도 다 비슷해 보입니다. 이 문장이 이후 모든 비교의 기준이 됩니다.

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   카테고리와 후보 좁히기

   문제가 정해지면 그 문제를 건드리는 카테고리를 고릅니다. 비교 페이지에서 후보를 3~4개로 줄입니다. 이 단계에서는 결론을 내리지 않고, 확인할 대상만 추립니다. 후보가 너무 많으면 검토에만 시간이 들어갑니다.

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   요금 구조 해부하기

   표시 요금이 아니라 조건을 봅니다. 좌석당 과금인지, 최소 계약 기간이 있는지, 사용량 상한이 어디인지를 적습니다. 무료 요금제의 제한 경계도 함께 확인합니다. 국내 도입이라면 세금계산서와 원화 결제 가능 여부를 별도 항목으로 둡니다.

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   지원과 문의 창구 확인

   장애가 났을 때 어디로 연락할 수 있는지 미리 확인합니다. 전화, 이메일, 채팅, 문의 폼 중 어떤 경로가 열려 있는지, 응답이 한국어로 오는지를 봅니다. 문의 처리 절차가 공개돼 있는지도 항목입니다. 지원 구조가 불투명하면 운영 단계에서 부담이 커질 수 있습니다.

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   데이터와 보안 항목

   데이터를 어디에 두는지, 내보내기가 가능한지, 권한을 어떻게 나누는지를 확인합니다. 개인정보를 다루는 도구라면 처리방침이 국내법에 맞게 갖춰졌는지도 봅니다. 규제가 있는 분야는 이 단계의 비중이 더 큽니다. 이전 도구에서 데이터를 옮길 수 있는지도 함께 봅니다.

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   운영 주체 확인하기

   서비스를 운영하는 주체가 누구인지 확인합니다. 국내 사업자라면 사업자등록번호로 등록 상태를 조회하고, 법인이라면 인터넷등기소에서 등기 정보를 볼 수 있습니다. 등록번호가 있다는 사실과 현재 영업 중이라는 사실은 다르므로 둘을 나눠 확인합니다. 사이트 하단에 등록 정보와 연락처를 공개하는지도 신뢰 판단의 재료가 됩니다.

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   시범 사용 계획 세우기

   바로 전사 도입을 결정하지 않아도 됩니다. 한 팀, 한 업무에 먼저 적용해 보고 판단하는 편이 안전합니다. 시범 기간에 무엇을 관찰할지 미리 정해 두면 판단이 쉬워집니다. 관찰 항목은 1단계에서 적은 문제 문장으로 돌아가 확인하면 됩니다.

표는 한 장으로 끝내지 않아도 됩니다. 요금 조건과 보안 항목을 따로 떼어 각각 표로 만들면, 검토 회의에서 확인할 사람을 정하기가 쉬워집니다.